【現場から考える #3】読まれないルールブックを変えたのは、「生成AI」という翻訳者でした -

会社には、必ず「ルール」があります。業務の進め方、判断の基準、やっていいこと、いけないこと。それらは、組織として足並みをそろえるために欠かせないものです。

ただ、正直なところ―― 「ルールブックを渡しても、なかなか読んでもらえない」 そんなお悩みをお持ちではないでしょうか？

規約や決まりごとが文章でずらっと並んでいると、読む前から気が重くなる。これは社員さんのやる気の問題ではなく、「人の特性」だと私たちは考えています。

「内容」を変えず、「形」を変える

それでも、ルールは知ってもらわなければなりません。理解不足は、トラブルや無駄な業務に直結するからです。

そこで私たちは、「内容を変える」のではなく、「伝え方を変える」ことにしました。文章で読むのが大変なら、図や絵に変換する。動画も有効ですが、作る側・見る側の負担が大きい。

そこで行き着いたのが、「4コマ漫画」という形でした。

長いルールブックをそのまま漫画にするのではありません。内容を細切れにし、「4コマ漫画＋短い説明文」として再構成するのです。

ここで活躍したのが、生成AIです。これまでは手間がかかりすぎて不可能だった「分解」と「変換」が、AIを使うことで現実的になりました。

一度で完璧なものができたわけではありません。「これじゃ伝わらないね」「ここはもっと強調しよう」と、チームで何度も修正を重ねました。

試しにチームのメンバーに見てもらうと、意外なほど自然に読んでくれました。「何が大切なのか」「なぜこのルールがあるのか」。そんな「ルールの背景にある想い」も、以前より伝わっていると感じました。

私たちは、生成AIを「答えを出す魔法の杖」ではなく、「伝えたいことを翻訳してくれるパートナー」として使っています。

伝えるというのは、情報を渡すことではなく、心をそろえること。そのための手段として、AIをどう使うか。そこも含めて、御社と一緒に考えていきたいと思っています。